المدة
30 أو 60 دقيقة أو مدة أخرى للاجتماع.
SCHEDULING · الحجز والتقويمات
اجتماعات من دون مراسلات حول الوقت المتاح.
يحدد نوع الاجتماع المدة والفواصل والحد الأدنى للإشعار وأفق الحجز والصيغ. يحسب SHD الفترات المتاحة من التقويمات ويحجز الوقت المختار مؤقتاً وينشئ الحدث بعد الحجز.
- التوافرفترات العمل وانشغال التقويمات والمناطق الزمنية.
- التقويماتGoogle Calendar وApple Calendar.
- الصيغZoom أو Google Meet أو عنوان أو صيغة مخصصة.
نوع الاجتماع
نوع الاجتماع هو مجموعة قواعد.
يرى الضيف هدف الاجتماع وشروط الحجز قبل اختيار الوقت. يحدد الفريق هذه الشروط مرة لكل نوع.
الحد الأدنى للإشعار
مدى قرب بداية الاجتماع الذي يمكن فيه اختيار الفترة.
الفواصل
وقت قبل الاجتماع وبعده محمي من الحجوزات المجاورة.
أفق الحجز
عدد الأيام التي يمكن للضيف الاختيار ضمنها.
الصيغ
Zoom أو Google Meet أو عنوان أو قناة مخصصة.
التقويمات المشغولة
التقويمات التي تدخل في فحص التوافر.
يحفظ النوع أيضاً المنطقة الزمنية وشرط التأكيد والتقويم المستخدم لإنشاء الحدث.
التوافر
يحسب النظام الفترات المتاحة الفعلية.
ينتج الوقت المتاح من جمع قواعد النوع والحجوزات المحلية وفترات الانشغال في التقويمات المتصلة.
- 01ساعات التوافر
فترات العمل حسب أيام الأسبوع والاستثناءات.
- 02الحجوزات المحلية
السجلات الموجودة التي لا يمكن أن تتداخل.
- 03Google / CalDAV
الانشغال الخارجي في Google Calendar أو Apple Calendar المتصل.
- 04قواعد النوع
المدة والفواصل والحد الأدنى للإشعار وأفق الحجز.
- 05الفترة المتاحة
لا تظهر للضيف إلا الفترة التي تنجح في كل الفحوص.
تظهر الأوقات في المنطقة الزمنية للضيف بينما يعمل الفريق بمنطقته الزمنية.
مسار الضيف
يرى الضيف الخطوات التي يحتاجها فقط.
يفتح الرابط العام نوع اجتماع محدداً. داخله اليوم والوقت وجهات الاتصال والصيغة بلا إعدادات زائدة.
EVENT TYPE
يحفظ النوع شروط الحجز.
تحدد المدة والصيغة والفواصل والإشعار والأفق والتقويمات قبل نشر الرابط.
تم حفظ القواعد
الحجز
لا يمكن حجز الفترة نفسها مرتين.
قد تصبح الفترة مشغولة بين اختيار الوقت وإرسال النموذج. يحمي SHD هذه اللحظة القصيرة بحجز مؤقت وفحص ثانٍ.
- 01يُحجز الوقت المختار مؤقتاً.
بعد الاختيار يعلّم النظام الفترة كمشغولة مؤقتاً حتى لا يختارها ضيف آخر في الوقت نفسه.
- 02يفحص الحجز مرة أخرى قبل إنشائه.
إذا لم يعد الوقت متاحاً، لا ينشأ الحجز ويختار الضيف فترة أخرى.
يبقى الحجز المؤقت والفحص الثاني خلف الكواليس ويحميان الجدول من التداخل.
بعد الحجز
تبدأ الأتمتة بعد الحجز.
تحدد حالة الحجز الخطوة التالية: التأكيد والحدث الخارجي ورابط الفيديو والإشعارات.
-
01
بعد الحجزBooking
تحفظ بيانات الضيف ونوع الاجتماع في الحجز.
-
02
بعد الحجزPending / Confirmed
يتأكد الاجتماع فوراً أو ينتظر المضيف.
-
03
بعد الحجزالتأكيد
يغير المضيف الحالة عندما يحتاج النوع إلى تحكم يدوي.
-
04
بعد الحجزحدث التقويم
ينشأ حدث في التقويم المحدد بعد التأكيد.
-
05
بعد الحجزZoom / Google Meet
تحصل الصيغة عبر الإنترنت على رابط اجتماع فيديو.
بعد الحجزالإشعارات
يتلقى الضيف تفاصيل الاجتماع والتذكيرات المضبوطة.
إذا تعذر مزود خارجي مؤقتاً تبقى المشكلة في الحجز للمعالجة اللاحقة.
التكاملات
تتصل التقويمات والفيديو بنوع الاجتماع.
اختر كل تكامل حيث تحتاجه: تفحص التقويمات الانشغال أو تنشئ الأحداث، بينما تضيف Zoom وMeet قناة الاجتماع.
Google Calendar
قراءة فترات الانشغال وإنشاء حدث في التقويم.
Apple Calendar / CalDAV
مزامنة الانشغال والأحداث عبر CalDAV.
Zoom
إنشاء رابط Zoom لنوع اجتماع عبر الإنترنت.
Google Meet
إضافة رابط Meet عبر حدث Google Calendar.
لا تعرض الخدمات المتصلة تفاصيل التقويم الخاصة للضيف.
أسئلة SCHEDULING
ما الذي يجب فحصه قبل الإطلاق.
يتولى Scheduling أنواع الاجتماعات والتوافر والحجوزات والأحداث الخارجية.
كيف تحسب الفترة المتاحة؟
يأخذ النظام ساعات التوافر والحجوزات المحلية وانشغال Google/CalDAV والمدة والفواصل والحد الأدنى للإشعار وأفق الحجز.
هل يرى الضيف تقويم الفريق الخاص؟
لا. يرى الضيف الفترات المتاحة والبيانات اللازمة للحجز فقط.
ماذا لو اختار شخصان الفترة نفسها؟
يحجز الوقت مؤقتاً ويفحصه مرة أخرى قبل إنشاء الحجز. إذا كان مشغولاً فلا ينشأ حجز.
ماذا يحدث بعد التأكيد؟
ينشأ حدث في التقويم المحدد، ويضاف Zoom أو Google Meet للصيغ عبر الإنترنت، وترسل الإشعارات والتذكيرات.
إطلاق SCHEDULING
نضبط الاجتماعات والتوافر ومسار الحجز.
نحدد أنواع الاجتماعات وقواعد الوقت والتقويمات والصيغ وما يجب أن يتلقاه الضيف بعد الحجز.
ابدأ برسائل الوقت المتاح والتقويمات التي تستخدمها اليوم.